Arkivering av personopplysninger

Rektor har ansvar for at retningslinjene for arkivering av personopplysninger i grunnskolen etterleves på den enkelte skole.

Opprettelse av elevmappe
En fysisk arkivmappe for den enkelte elev opprettes for å lagre dokumenter og notater som omhandler og dokumenterer elevens skolegang og opplæring.

Dokumenter som omhandler flere elever, som klasselister, karakterlister, m.m. oppbevares utenom mappen.

Eleven og foresatte skal orienteres om at det opprettes elevmappe og om hvilke type dokumentasjon og informasjon som ligger i mappen.

Elevmappen skal følge eleven.

Innholdet i elevmappe
Elevmappen skal inneholde alle nødvendige opplysninger om elevens opplæringssituasjon og skolegang, slik at dokumentasjonen om eleven er arkivert på ett sted. Bare opplysninger som det er saklig behov for skal i mappen (jf. personopplysningsloven § 11b).

Følgende dokumentasjon legges i elevmappen:
• Informasjon fra elevkort: Navn, fødselsnummer, adresse, foresatte.
• Korrespondanse mellom hjem og skole, herunder som eksempelvis flyttemeldinger, vedtak om skoleskyss, søknader/svar, melding om hjemmeopplæring, disiplinære og sosiale forhold, klager.
• Skoleforhold – opplysninger om skolegang som klassetrinn (ikke klasseliste), fravær, sykeundervisning, deltakelse i skolemiljøarbeid, elevråd m.m.
• Pedagogiske tiltak, herunder
o plan for tilpasset opplæring
o karakterutskrifter, vurderinger, dokumentasjon av portfolio
o resultater fra kartleggingsprøver og nasjonale prøver
o avtaler, møtereferater om elev
o testresultater
o spesialundervisning (henvisning til PPT, sakkyndige vurderinger, enkeltvedtak), dokumentasjon fra IOP, pedagogiske halvårsrapporter
o eventuelle opplysninger om aktuell helsesituasjon.
• Helsesituasjon og skademeldinger.
• Disiplinære forhold i skoletiden (inkludert bruk av rusmidler, mobbing).
• Andre sosiale og pedagogiske forhold, som korrespondanse til/fra PPT, barnevern, sosialkontor, jf. opplæringsloven.
• Overføringer av opplysninger mellom skolen og barnehage/andre skoler/andre skoletrinn.

Arkivering og oppbevaring
Elevmapper skal arkiveres og behandles som egen arkivdel skilt fra det øvrige arkivmaterialet.

Oppbevaring aktivt arkiv (daglig arkiv)
Elevmappene skal oppbevares i låsbart og brannhemmende arkivskap. I skolens åpningstid skal arkivet være forsvarlig sikret mot innsyn fra uvedkommende. Mapper som er utlånt internt, skal oppbevares i låsbart skap.

Bortsetting
Det er ikke tillatt å kassere elevmapper eller deler av disse. Avsluttede mapper (elever som har sluttet) overføres til bortsettingsarkivet

Tilgang til opplysninger i elevmappen
Personale
• Aktive mapper: Kun rektor og ansatte som har opplæringsansvar for eleven skal ha tilgang til mappen
• Avsluttede mapper: Tilgangen til bortsatte mapper skal gis av arkivansvarlig (rektor) ved den enkelte skole.

Foresatte og elev
Foresatte/elev eller fullmektig har innsyn i elevens mappe etter reglene om partsinnsyn i forvaltningsloven §§ 18-20 og bestemmelser i personregisterlovens § 18 om retten til innsyn, med de begrensninger som følger av forvaltningsloven §§ 18-19 og personopplysningsloven § 23. Dette innebærer at part ikke har rett til innsyn i dokumenter skolen har utarbeidet for sin interne saksforberedelse, eller interne dokumenter utarbeidet av særlige sakkyndige.

Ekstern henvendelse om innsyn i mappe fremmes skriftlig eller muntlig. Innsyn i mappe skal skje under oppsyn i skolens lokaler. Part har etter anmodning rett på kopi: Sensitive opplysninger skal overleveres personlig til part eller via rekommandert post.

Utlån
Det skal ikke fjernes mapper fra arkivet uten at det kvitteres på eget utlånskort. Utlånskortet settes på mappens plass i arkivet og fjernes når mappen settes tilbake. Kun hele mapper og ikke enkeltdokumenter lånes ut. Mappene skal ikke lånes ut fra skolens lokaler.

Overføring av opplysninger
Mappen følger skolene i Åsnes kommune. Begynner eleven på en ny skole i en annen kommune, opprettes ny mappe på eleven. Det betyr at mapper ikke skal utveksles mellom skoler. Overføring av opplysninger skjer ved kopi. Sensitive opplysninger skal sendes rekommandert, eller i forseglet konvolutt, og ikke som e-post eller faks.

Retningslinjer for overføring av opplysninger:
• Barnehage/skole: Overføring av opplysninger fra barnehage til barneskole krever samtykke fra foresatte.
• Mellom barneskoler og barneskole/ungdomsskole: Opplysninger som er saklig nødvendig for skolens oppfølging av elevens skolegang (ikke personsensitive) kan overføres i kopiform uten samtykke. Foresatte/elev skal bli orientert om dette. Sensitive opplysninger krever normalt samtykke fra foresatte (opplysninger om oppførsel, helse og religion).
• Ungdomsskole/videregående skole: Overføring av opplysninger krever samtykke.
• Overføring til annen kommune: Overføring av opplysninger krever samtykke.

Retningslinjene er utarbeidet innenfor rammen av gjeldende lover og retningslinjer og gjelder grunnskolen i Åsnes kommune.