Til orientering vesentlig for andre institusjoner som arbeider med fotobevaring, presenterer vi et utdrag av Riksarkivets interne retningslinjer.

1. Innledning

• Generelt

  Regelverket har svært få bestemmelser som gjelder foto i arkiv. Arkivforskriften slår i §3-20 fast at ”fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda som organet har drive”, skal bevares. Videre sier arkivforskriften i §5-4: ”Ved avlevering skal det følgje med ei fullstendig arkivliste (avleveringsliste) over alle arkivstykka og kva dei inneheld”. Avleveringsbestemmelsene presiserer i pkt. 5.4: ”For spesielle arkivserier som fotomateriale, kart, tegninger m.v. skal registratur vedlegges”.

  Det foreligger ellers ikke bestemmelser om behandling av foto i arkiv. Men det er et klart behov for informasjon og veiledning om hvordan fotografisk materiale skal behandles ved ordning av arkiver. Riksarkivaren har derfor bestemt at de reglene som her er gitt, skal fungere som retningslinjer i ordningsarbeidet.Fotografier opptrer i flere forskjellige materialer og teknikker, og bevaring forutsetter at man tar hensyn til dette. Bare når vi vet hva slags fotomateriale arkivene inneholder, og hvor i arkivene fotografiene befinner seg, er det mulig å gi dem den behandlingen som er nødvendig. Langsiktig bevaring forutsetter emballasje som ikke ødelegger innholdet. Registrering er en forutsetning for tilgjengelighet og bevaring av kontekstinformasjon. Det betyr likevel ikke at hvert bilde må beskrives enkeltvis.Fotoarkivaren vil bistå med råd når det gjelder behandling av fotografisk materiale i ordningsarbeidet.

• Meld fra om fotografier

  Avdelinger som mottar arkiv som inneholder fotografier, skal gi fotoarkivaren beskjed om dette så forekomsten kan bli registrert og foto-oversikten som står i skranken kan bli holdt ajour. Bruk skjemaet ”Melding om fotografisk materiale i avleverte arkiv”. Dette foreligger også elektronisk.

  Den som tilfeldig kommer over fotografier i arkiver hvor fotografier ikke er nevnt i katalogen, bes om å melde fra til fotoarkivaren så forekomsten kan bli registrert og fotografiene bli tatt hånd om.

2. Ordning og registrering

• Oppretthold opprinnelig ordning, skift skadelig emballasje

  Fotografier som hører hjemme i saksarkiv, skal fortrinnsvis bli liggende på sin plass. Lysbilder til foredrag og lignende holdes sammen med foredraget eller tekstene hvis mulig. Bilder uten noen tilhørighet til sak eller informasjonstiltak skal skilles ut som en egen serie. I mange tilfelle er den opprinnelige emballasjen direkte skadelig for materialet. Det gjelder bl.a. pergamynkonvolutter, som har vært mye brukt til negativer. Forebyggende konservering innebærer ny, syrefri primæremballasje.

• Unngå fingeravtrykk Bruk vanter ved all håndtering/berøring av alle slags fotografier, både negativer og positiver. Vær spesielt forsiktig med glassplater siden vantene lett kan gli på glasset.

• Ta ut

  Fotografisk materiale med glass som bunnmateriale eller som del av montasje, og negativ film, bør som regel oppbevares for seg. Husk henvisninger.

• Informasjonen må sikres

  Ved ordning/omemballering er det viktig at alle opplysninger på gammel emballasje som forteller noe om bildet, blir skrevet av eller kopiert. Fagavdelingen avgjør om originalemballasje skal bevares.

• Skader

  Gi beskjed til fotoarkivaren om knuste glassplater, fotografier med mugg og materiale som er i ferd med å brytes ned av andre årsaker. Husk henvisninger når noe tas ut.

• Registrering

  Fagavdelingen bestemmer nivået på registreringen. Minimum er opplysning om hvilke mapper og stykker det er fotografier i, og antallet fotografier. Ved mer detaljert registrering skal fotomodulen i Asta brukes.

3. Emballering

• Generelt

  Emballasjen skal være syrefri og ubufret. Med syrefri menes her kjemisk nøytral med pH-verdi på ca. 7,0. Da er ikke buffer (kalk) tilsatt.

  Med få unntak skal fotografier stå på høykant. Eskene må fylles slik at bildene blir stående rett uten at de står for trangt. For mange konvolutter i samme format (A5 og mindre), kan en spesialeske av skoesketypen med løst lokk være vel så god som en vanlig arkiveske, særlig for glassplater.Fotoarkivaren har ansvar for at hensiktsmessig emballasje er tilgjengelig.

• Positiver

  (kopier, ”papirbilder”) av papir eller plast legges ett og ett i konvolutt eller omslag (four-flap) av syrefritt papir. Store bilder og bilder oppklebet på papp plasseres i syrefritt legg. Album og fotografier i glass og ramme – se nedenfor.

  I noen tilfelle virker det meningsløst å emballere bilder enkeltvis. En løsning er skilleark mellom flere bilder i samme konvolutt. Bildene må likevel nummereres individuelt. Andre utveier kan diskuteres med fotoarkivaren.Ordinært tar man vare på bare én av flere identiske kopier. Hvis man kasserer større antall, bør det noteres.Konvolutter, omslag og legg plasseres på høykant i eske. Dreier det seg om bilder i saksarkiv, skal fotografikonvoluttene plasseres blant andre dokumenter i sin rette sammenheng. Det skal imidlertid merkes av på mappe og stykke (og i katalog) at det finnes fotografier, og antallet. Positiver i formater større enn arkivesker, bør overlates til fotoarkivaren for plassering i kartskuff. Husk henvisninger.

• Glassplater,

  enten det dreier seg om negativer eller diapositiver, legges enkeltvis i syrefrie papiromslag (four-flap) og skal stå på høykant i eske som passer til platestørrelsen. Glassplater må stå stødig og rett i eskene. Store glassplater krever solide esker av stivere papp enn arkiveskene, og det må ikke være så mange plater pr. eske at eskene blir for tunge å håndtere.

• Negativer på filmbase

  (nitrat og acetat) som finnes enkeltvis eller 2-6 sammen, og nyere negativer (polyester) legges i konvolutt, omslag eller spesialmappe av syrefritt papir. Konvoluttene og omslagene plasseres stående i eske. Filmstriper som ikke er i spesialmappe, bør stå på sin langside. Det gjelder også negativer i rull.

  Negativer (og lysbilder) i rull som ikke enkelt lar seg rulle ut, beholdes som rull, tas ut av eventuell boks og pakkes inn i syrefritt papir. Ruller som kan deles opp, klippes opp i enheter som normalt ikke er på færre enn 4 bilder.Bare polyesternegativer kan legges i mapper av polyester eller polyetylen. Mappene er laget for å henge med skinne i en arkivskuff, og det finnes hengemappekartonger som kan settes inn i magasinhyller, men mappene kan også stå i en vanlig arkiveske.

• Lysbilder

  (diapositiver) som ikke er rammet inn eller bare har papprammer, legges i syrefrie papirkonvolutter eller omslag (four-flap). Til lysbilder som er rammet inn, kan man bruke gjennomsiktige spesialmapper av polyester eller polyetylen. Om lysbildene skal tas ut av plastrammer med glass kan diskuteres. Bildene har det bedre utenfor, men arbeidet med å fjerne rammene kan være for omfattende og også risikabelt for selve lysbildene. Uoppdelte lysbildefilmer – se ovenfor.

  Lysbilder som står godt i opprinnelig orden i gode kassetter, kan i første omgang bli stående.

• Fotoalbum

  skal fortrinnsvis tas vare på som album med bildene i. Et album er bevaringsverdig som en helhet, men album eller ringpermer med plastlommer og lignende som kan ødelegge bildene, må vurderes spesielt. Bilder som har løsnet, festes med nye fotohjørner som fås fra fotoarkivaren. Et ark syrefritt papir kan legges mellom albumsidene så bilde ikke ligger mot bilde. Konserveringstjenesten skaffer og skjærer til tynt, syrefritt papir til dette formålet.

  Løse bilder som aldri har hatt noen plass i albumet, tas ut og legges enkeltvis i syrefrie konvolutter som merkes som vedlegg til albumet. Angående nummerering se nedenfor.Fotoalbum som er solide, kan settes som protokoller rett i hyllene. Store album bør ligge. Et fotoalbum gis en mer skånsom behandling ved å bli plassert i en arkiveske. Enda mer skånsomt vil det være å legge esken på hyllen. Det bør ikke ligge mer enn to album eller esker oppå hverandre.

• Fotografier i glass og ramme

  skal fortrinnsvis beholde innrammingen. Papiromslag eller innpakking vil være skånende. Dreier det seg om flere bilder, plasseres de rygg mot rygg og forside mot forside i en solid eske, plansjekasse.

4. Nummerering

• Fotonummer

  Når fotografiene ordnes, skal hvert bilde gis et nummer som forteller i hvilket arkiv og i hvilken del av arkivet det hører hjemme. I noen tilfelle finnes det liste over fotografiene med eller uten nummer. Bruk fortrinnsvis de løpenumrene og den rekkefølgen som finnes fra før, men gjør merknad om eventuelle manglende bilder.

  Et fotonummer består vanligvis av følgende: Arkivbetegnelse (Astanummer), seriebokstav, arkivstykkenummer, mappenummer og bildenummer (løpenummer) innenfor mappe, stykke eller serie. Mappenummer kan sløyfes hvis bildenummereringen er gjennomgående. Mapper med tekst gis påskrift om hvilke bildenummer som hører til.I nummerering av stykker, mapper og bilder sløyfes alle nuller foran tallet, som det ikke er behov for. Ved blyantskrift på konvolutter og bilder kan alle slike nuller sløyfes.Fotonummeret brukes som filnavn hvis bildet skannes. Nummeret lagres da med underscore i stedet for bindestrek eller skråstrek til å skille mellom tall eller mellom bokstaver. Det brukes ikke skilletegn der det er tall og bokstav som møtes.

• Eksempler

  RAFA3309_23_004 er bilde nr. 4 i stykke 23 i Reichskommissariat Bildarchiv.

  (Stykkeantallet overstiger ikke 99. Bildeantallet ligger mellom 100 og 999.)

  S1013Da321_02 er bilde nr. 2 i stykke nr. 321 i arkivet etter Kirke- og undervisningsdepartementet, serie Da 2. prestegårdskontor.

  Når Riksarkivets fotonumre skal brukes utenfor huset, skal nummeret starte med Riksarkivets signatur som er NRA.

• Merking

  Nummer skrives med bløt blyant i øverste høyre hjørne på konvolutter og omslag og i et hjørne bak på papirbilder. På bildene kan det være nok med bare de siste sifrene. Negativer og særlig glassplater merkes vanligvis bare på emballasjen. Hvis det er nødvendig å merke film, brukes permanent tusjpenn med fineste spiss. Skriv utenfor selve billedflaten. Permanent tusj brukes også for å merke polyestermapper.

5. Oppbevaring

• Oppbevaring i spesialmagasin

  Hele arkivstykker som bare eller stort sett inneholder fotografier, skal stå i magasin som klimamessig er spesielt tilpasset fotografier. Det samme gjelder negativmateriale og fotografier i glass og ramme som er tatt ut. Svært store formater legges in plano i kartskuffer. Fotografier som ligger innimellom annet arkivmateriale, skal inntil videre oppbevares i sin sammenheng i vanlig magasin